请购、采购、收货三步走：杜绝「买了不用、用了没买」

「买了不用、用了没买」这八个字，是小厂采购最典型的两种浪费。根源是需求没有落单。这篇以 Moges PMS5 的请购与收货模块为参照，讲前三步怎么在系统里落地。

一、请购：一张带审批流的单子

请购单在系统里不是一个填完就完的表，它有自己的状态流：草稿 → 已提交 → 已审批（或驳回）。

• 车间或计划填请购单：要什么（物料）、要多少（数量）、什么时候要（需求日期）、干什么用（用途）
• 提交后进入待审批——审批人通过才转已审批，驳回则退回重填
• 明细行级管理：一行一个物料，数量、需求日期、用途各归各

审批的意义不是流程感，是让「要花钱的需求」过第二双眼睛。人少的厂，审批人就是老板本人，手机上点一下。

二、转采购：防重复是机制不是自觉

请购审批通过后转采购单。这里有个容易被忽略的设计：每行请购明细都记着「已转采购数量」。

同一行需求要转 100 颗螺丝，第一次转了 60 颗，系统记着还剩 40；第二次想再转 60，多出的 20 转不了。「买了重复的」不是靠采购员细心防住的，是机制防住的。

转采购时按行级关联——一张请购单可以拆成多张采购单（不同供应商、不同批次），每张采购单的明细都回指着它的来源请购行。往后查「这批料是哪张请购来的」，顺着关联就到。

三、归集：零散需求的集中处理

多个部门前后脚请购同一种料，系统里的处理是归集：把待处理的请购明细汇到一处统一看，合并同物料的批量、核实规格数量、按需求日期排处理顺序。

归集的价值在集中——一个人看全貌，重复和漏单都藏不住。变化也在这一步吸收：请购阶段改主意，改的是一张纸；采购单确认后再改，就要走变更单了。

四、收货确认：三步的收口

料到了，开收货单关联采购单，核对无误后确认收货——库存自动入库到指定仓库，采购单已收数量更新。确认这个动作把「货到了」和「账认了」分开，收错的还能撤消（留痕）。

确认收货之后，买进来的料在库存里可见可领——「买了不用」从此一眼可见：库存里躺着的料，系统里都记着它是哪张请购、哪张采购单进来的。

五、三步连起来的价值

| 浪费形态 | 断在哪 | 三步怎么堵 | |---|---|---| | 买了不用 | 需求没核实 | 请购审批 + 用途必填 | | 用了没买 | 各以为对方买了 | 归集集中看 | | 重复购买 | 部门不通气 | 已转采购数量防重复 | | 对不上账 | 收货不确认 | 确认收货自动入库 |

三步各自简单，串起来是道防线。系统的作用是让每一步都长在单据上：请购有审批、转采有核减、收货有确认——习惯不用靠自觉，跟着单据走就对了。

三步之后的完整链路见采购全流程与采购对账；产品了解 Moges PMS5。

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